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戸籍謄本について

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戸籍謄本について

必要書類を用意するときに「戸籍謄本」が必要なケースがたまにあります。

本籍を現在住んでいる地域以外だと意外と手間などがかかって大変です。

ここでは戸籍謄本の取り方などくわしく解説していきます。

戸籍謄本の取り方

戸籍謄本は正式名称を「戸籍全部事項証明書」と言います。

自治体のIT化が進んで、戸籍を電子データとして管理するようになってから「戸籍全部事項証明書」と呼ぶようになりました。従来の「戸籍謄本」と内容は変わりません。

戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)は、戸籍に記載されている人(家族)全員分を証明するものです。

戸籍謄本の取り方には以下の5つの方法があります。

  1. 自治体の窓口
  2. 郵送による取り寄せ
  3. 郵便局の窓口で取得
  4. コンビニエンスストアでダウンロード
  5. パスポートセンターで取得

戸籍謄本の取り方について、それぞれの方法を簡単にご説明します。

1.自治体の窓口

戸籍謄本の取り方として、最も知られている方法でしょう。

本籍地の各自治体の市民課や住民課にて、「戸籍に関する証明書の交付請求書」に記入して、本人確認書類とともに提出・請求します。

請求できるのは、戸籍に記載されている本人またはその配偶者、直系尊属(父母、祖父母)、直系卑属(子、孫)とされています。

代理人が戸籍謄本の取得を申請する場合は委任状が必要です。

ただし、代理人が戸籍謄抄本を請求する場合、住所は別でも直系血族(血のつながった親子・孫など)であれば委任状は不要です。

2.郵送による取り寄せ

本籍地から離れて住んでいる方に便利な戸籍謄本の取り方です。

以下の書類を本籍地の各自治体へ郵送して戸籍謄本を申請・取得できます。

・申請書(郵送用)

・代理人申請の場合は委任状

・交付手数料(定額小為替:金額は自治体により多少の違いがあります)

・本人確認書類(運転免許証、在留カード、健康保険証などのコピー、裏面がある場合は裏面もコピーも必要です。代理人申請の場合は代理人の本人確認書類となります)

・返信用封筒(切手を貼付のうえ、返送先住所と宛名を記入)

目安として、1週間程度で戸籍謄本が郵送されます。郵送は簡易書留になりますから、受け取りには印鑑が必要です。

3.郵便局の窓口で取得

一部の郵便局では自治体の窓口業務を委託されています。

本籍地の郵便局の窓口で、戸籍謄本の「請求書(申請書)」に記入のうえ、本人確認書類とともに提出・請求します。本人確認書類は郵便局によって変わる場合があります。

また、自治体の窓口業務(戸籍謄本の発行など)を委託されている郵便局自体が少ないのがデメリットです。

4.コンビニエンスストアでダウンロード

マイナンバーカードがあれば、全国どこからでも本籍地の戸籍謄本をダウンロード(発行)できます。(証明書コンビニ交付サービス)

早朝や夜間、休日など役所の窓口に行かなくても身近なコンビニで戸籍謄本など各種証明書を取得することができる便利なサービスです。

証明書コンビニ交付サービスに参加している全国のコンビニであれば、マルチコピー機を使って6:30~23:00までの時間帯で12月29日~1月3日を除く毎日利用できます。

証明書コンビニ交付サービスを利用するメリットには、手数料が窓口よりも割安になる点もあります。

マイナンバーカード以外に「住民基本台帳カード」で対応している自治体もあります。

戸籍謄本を管理している自治体に問い合わせのうえ、便利で割安な「証明書コンビニ交付サービス」を利用してはいかがでしょう。

5.パスポートセンターで取得

パスポートを作成・更新する際には、戸籍謄本または戸籍抄本が必要となります。

パスポートセンターが本籍地にある場合には、「ワンストップ対応」といって戸籍謄本・抄本の取得が可能なケースがあります。本人確認書類とともに申請可能です。

「ワンストップ対応」をしているパスポートセンターは限定されていますから、事前にパスポートセンターについて調べておきましょう。



戸籍謄本の委任状をダウンロードするには?

自治体によりますが、戸籍謄本の委任状をダウンロードできるサービスを提供しています。

自治体の公式ホームページで調べると、戸籍謄本の委任状など各種証明書等をPDF、Word形式でダウンロード可能です。

委任状があれば、郵送で戸籍謄本を申請・取得できます。

利用する自治体のホームページをチェックして委任状のダウンロードが可能かどうか調べてください。

戸籍謄本の見本を確認するには?

戸籍謄本は、戸籍に記載されている人(家族)を全員証明する公的書類です。

その見本は自治体の窓口(住民課)などに掲示してあります。

また、「戸籍謄本 見本」で画像検索すると、自治体の例や見本を確認できます。

自治体の窓口に掲示されている戸籍謄本の見本には、本籍地(住所・出生地でなはい)、氏名、戸籍改製日、生年月日などが記載されています。

これにより、戸籍は「出生から亡くなるまで」個人を証明できる、全てが記録されている個人情報の公的な証明書なのです。



戸籍謄本と抄本の違い

先述の通り、戸籍謄本は、戸籍に記載されている家族全員分を証明するものです。

それに対し、戸籍抄本は、戸籍に記載されている家族のうち、特定の個人の事項のみを抜粋したものです。

戸籍謄本は、戸籍に記載されている人たちを証明する書類ですから、複数の人が戸籍に記載されています。

その戸籍の先頭に記載されている人を「戸籍筆頭者」と呼びます。戸籍のもっとも最初に書かれている人物で、その戸籍の持ち主とも言えます。

戸籍法の第6条で戸籍は、「市町村の区域内に本籍を定める一の夫婦及びこれと氏を同じくする子ごとにこれを編製する」とあり、戸籍筆頭者と世帯主は厳密に区分されています。

ちなみに、戸籍は自治体が原本を管理し、戸籍謄本も戸籍抄本も原本の写しを住民に発行しています。

戸籍謄本1通と戸籍抄本1通、どちらも手数料は同じですが、例えば父、母、子が同じ戸籍に入っているのなら戸籍謄本1通で3人分の証明書として使用できます。

戸籍謄本を本籍地以外から取れるの?

戸籍謄本は本籍地以外からも取り寄せる事ができます。

先述のように本籍地の自治体へ郵送で戸籍謄本の発行を依頼できます。

郵送の場合は、取り寄せまでに日数がかかるのがデメリットです。

マイナンバーカードを既に持っていれば、証明書コンビニ交付サービスによりどこからでも本籍地の戸籍謄本をダウンロードできます。

マイナンバーカードも、マイナンバーカード総合サイトを使ってパソコン、スマホから交付申請する事ができるようになりました。

ただし、マイナンバーカードの交付申請から自治体(市区町村)が交付通知書の発送するまで、約1ヶ月かかります。

また、交付通知書は市区町村がマイナンバーカードの交付の準備ができた事を伝える通知書なので、実際にマイナンバーカードを取得するには、通知書が届いたら通知書に記載されたマイナンバーカード交付場所まで出向かなければなりません。

せっかく本籍地以外から取り寄せた戸籍謄本ですが、有効期限があります。

戸籍謄本自体に有効期限があるのではなく、使用目的によって有効期限が定められているのです。

以下に例をあげます。

・パスポート申請時の戸籍抄本、戸籍謄本、住民票の写し :6ヶ月以内

・婚姻届での戸籍謄本                 :3ヶ月以内

(各自治体により異なる)

提出する戸籍謄本に有効期限を求めているのは、古い期日に発行された戸籍謄本では現状を反映していないため、信頼性に欠けるからです。

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